Knowledge Management

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Qu'est-ce que le Knowledge Management ?

Le Knowledge Management, en français la gestion des connaissances, est une pratique courante en entreprise visant à regrouper l'ensemble des initiatives, méthodes et techniques permettant de pouvoir percevoir, identifier, analyser, organiser et partager des connaissances entre les membres d'une même organisation. Cette pratique à pour but de conserver le savoir de l'entreprise et de le transmettre aux autres membres de l'organisation, notamment pour de nouveaux arrivants.

Pourquoi procéder à du Knowledge Management en entreprise ?

Selon Wikipedia, "La Gestion des Connaissances est une démarche stratégique pluridisciplinaire visant à atteindre l'objectif fixé grâce à une exploitation optimale des connaissances". En quelques sortes, le besoin de pérenniser les savoir-faire d'une organisation dans le but de réduire la sensibilité de son activité au départ de ses membres pousserait ces organisations à procéder à du Knowledge Management. En effet, la réutilisation des connaissances retranscrite sur un support (papier par exemple) permet d'améliorer la performance, la réactivité et la prise de décision des employés.

Comment organiser le Knowledge Management ?

Pour capitaliser les connaissances de l’entreprise, celle-ci doit en premier lieu localiser la connaissance et l’identifier. Elle doit par la suite se l’approprier, puis transformer les données pour qu’elles soient compréhensibles pour le reste du personnel. Les informations deviennent alors transférables. L’entreprise doit enfin préserver les informations en les triant (pour vérifier qu’elles ne soient pas obsolètes) et en les stockant. Il convient aussi de les actualiser fréquemment et de les combiner aux anciennes et aux nouvelles connaissances pour favoriser les synergies d’informations. Il est alors nécessaire pour le stockage et la mise à jour des données et ressources de l'entreprise d'utiliser certains outils.

Les outils

Afin de procéder au stockage, à la collecte, à la mise à jour et à la diffusion des données de l'entreprise, il est nécessaire d'utiliser des outils. Les outils et les technologies de gestion de connaissance permettent de gérer l'ensemble des connaissances explicites des acteurs de l'organisation et la mise en relation des usagers de l'organisation vers les individus ayant des connaissances tacites permettant d'effectuer une mission dans l'organisation.

Parmi les solutions, nous pouvons citer les blogs, réseaux sociaux mais surtout les Wiki.

Les moteurs Wiki

En effet, les Wikis ont l'avantage d'être de très bonnes solutions de Knowledge Management en entreprise et sont très utilisés dans le milieu professionnel et dans de grandes organisations, comme la NASA. Ces Wikis sont alimentés par des moteurs Wiki, un logiciel de gestion de contenu. Le moteur le plus connu étant celui développé par Wikipédia, et utilisé sur le Wiki sur lequel nous nous trouvons, qui s'intitule "MediaWiki". Cependant il existe beaucoup de moteurs wiki optimisés pour beaucoup d'usages ( pour un particulier, un Wiki d'entreprise, un Wiki communautaire...)

Les solutions

Parmi les nombreuses solutions existantes, j'ai décidé d'en analyser 5 d'entres-elles possédant des caractéristiques différentes.

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Solution Mediawiki

Ce moteur Wiki, utilisé par Wikipédia, est un des plus connus sur le marché. Il est utilisé par les utilisateurs comme solution de gestion des connaissances et comme système de gestion de contenu. Open Source, il utilise le système de gestion de base de données MySQL (ou équivalent) pour stocker les données rentrées par les utilisateurs. MediaWiki possède un système d’extensions pour enrichir les fonctions proposées mais aussi un système de gestion des versions qui permet aux utilisateurs de comparer les différentes versions de chaque page. La mise en mémoire cache est aussi un gros avantage pour le moteur, en effet, il permet de diminuer la charge des serveurs en sauvegardant le rendu des pages. L’interface de chaque page peut être modifié grâce à des Template (ou patrons) fourni par la communauté.

Solution DokuWiki

Tout comme MediaWiki, il utilise un système de mise en mémoire cache, très pratique en période de forte charge serveurs. Ce qui le différencie principalement de MediaWiki c’est sa méthode de stockage des données, qui ne nécessite aucune base de données puisqu’elle stocke les données dans des fichiers textes, ce qui rends le tout plus léger. Les fichiers textes sauvegardés assurent, grâce à une syntaxe simple, une meilleure lisibilité des données ce qui facilite la création de textes structurés. Simple, léger, flexible et performant sont les adjectifs qui caractérise ce moteur.

Solution Confluence

Seul logiciel propriétaire de la liste, Confluence est un logiciel wiki qui a évolué en plateforme de collaboration pour entreprises. Sa force réside dans sa simplicité d’utilisation, l’intégration des fichiers multimédia en “glisser-déposer” dans les pages, ainsi qu’en un petit réseau social où les différents utilisateurs peuvent échanger sur leurs travaux, ce qui en fait un wiki amélioré. L’éditeur du logiciel propose en plus d’une version serveur, une version Cloud avec les mêmes fonctionnalités accessibles en déplacement.

Solution MoinMoin

Initialement basé sur un autre moteur wiki, MoinMoin à la particularité d’avoir un mécanisme de stockage des données basé sur les fichiers et les répertoires, comme DokuWiki. La manipulation du contenu en devient que plus simple. La possibilité de choisir le moteur de recherche du wiki est aussi un très grand avantage comparé à ses concurrents : nous avons le choix entre le moteur de recherche par défaut (plutôt lent, mais efficace) ou celui de Xapian (plus rapide, mais inclus dans les résultats de la recherche les anciennes versions des pages et les fichiers attachés à celles-ci). Il existe une version portable du logiciel, qui ne requiert que Python d'installé sur la machine hôte.

Solution Tiki Wiki CMS Groupware

Basé sur les moteurs wiki, Tiki est un système de gestion de contenu (CMS) avec les avantages de celui-ci : Enregistrement et gestion des privilèges des utilisateurs flexibles via une interface utilisateur simple à prendre en main. Tiki a été créé pour être “all in one” et être complètement autonome sans extensions (on peut cependant en rajouter si les fonctionnalités de bases ne suffisent plus). Il propose aussi diverses fonctionnalités supplémentaires tel qu’un calendrier, un moteur de sondage ou un forum/blog.

Conclusion

Ces 5 solutions ont globalement la même base répondant au même besoin : construire un wiki. Cependant, la gestion des données sauvegardés ou les fonctionnalités spéciales de chacun des moteurs permet de cibler un public différent en fonction des usages : un wiki personnel, un wiki pour petite, moyenne ou grande entreprises. Un wiki est un très bon moyen en entreprise de permettre le “Knowledge Management” ou en français, la gestion des connaissances. Chacune de ces solutions pourrait permettre à l’entreprise d’atteindre le but souhaité : un wiki sur lequel le recueil, le partage et la conservation des connaissances de l’entreprise serait hébergé sur une plate-forme unique et structurée, consultable par tout le personnel de l’organisation. Le noyau d’un logiciel Wiki étant très riche et offrant des possibilités intéressantes pour les utilisateurs, il peut aussi servir comme outil de communication en interne pour permettre une meilleure organisation et les impacts positif de la mise en place d’un wiki d’entreprise sont nombreux.